Номенклатура справ

Мартинівська ЗОШ І-ІІІ ст. Мартинівської сільської ради

НАКАЗ

19.12.2019 с.Мартинівка Пулинський район № 147\о

Про затвердження

номенклатури справ

на 2020 рік

Відповідно до вимог чинних Законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», Вимог до оформлення документів Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації ДСТУ 4163-2003, наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності», Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 25.06.2018 № 676 «Про затвердження інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти» та з метою систематизації та впорядкування ведення документації

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити номенклатуру справ Мартинівської ЗОШ І-ІІІ ст. Мартинівської сільської ради на 2020 рік (додаток 1) та ввести в дію 02.01.2020р.

2. Працівникам закладу освіти:

2.1. Забезпечити приведення справ у відповідність до затвердженої номенклатури справ. до 10.01.2020

2.2. Вести справи згідно з функціональними обов’язками відповідно до затвердженої номенклатури.

упродовж 2020 року

2.3. Забезпечити збереження справ на робочому місці.

Під час їх ведення

2.4. Забезпечити впровадження Інструкції з ведення діловодства у Мартинській ЗОШ І-ІІІ ст. в практику роботи школи і неухильне дотримання її вимог.

2.5. Забезпечити обов’язкове ведення діловодства відповідно до вимог мовного законодавства України з безумовним дотриманням правил і рекомендацій порядку здійснення ділових процесів, встановлених інструкцією. Постійно

2.6. Дотримуватись вказівок щодо оформлення записів у журналах, книгах обліку встановленого зразка, інших шкільних документв відповідно до Єдиних вимог.

2.7. Виконання вхідних паперів покласти на заступників директора з навчально-виховної та виховної роботи згідно з їх функціональними обов’язками.

2.8. Заступнику директора з навчально-виховної роботи Луценко Т.М. проводити списання документів, строк зберігання яких вийшов, експертною комісією школи, за окремим наказом, на підставі складеного відповідного акту. У разі потреби

3. Луценко Т.М.., заступнику директора з навчально-виховної роботи, довести даний наказ до відома педагогічних працівників школи

До 10.01.2020

4. Гавриленко Н.В., директору школи, розмістити даний наказ на сайті школи. До 10.01.2020

5. Контроль за станом і правильним веденням ділових документів у школі залишаю за собою.

Директор школи Н.В.Гавриленко

З наказом ознайомлені:

Додаток 1 до наказу

по Мартинівській ЗОШ І-ІІІ ст

від 19.12.2019 № 147\о

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ*

на 2020 рік

Ін-декс спра-ви

Заголовок справи (тому, частини)

Кіль-кість справ (томів, час-тин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1		2	3		4	5
Організація системи управління закладом
01-01		Свідоцтва про державну реєстрацію школи			До ліквідації організації Ст. 31
01-02		Статут школи та зміни до нього, витяг з Єдиного реєстру			До ліквідації організації Ст. 30
01-03		Книга наказів директора школи з адміністративно-господарських питань			5 років Ст. 16в
01-04		Книга наказів директора школи з основної діяльності			До ліквідації організації Ст. 16а
01-05		План роботи школи			6 років Ст. 157а
01-06		Правила внутрішнього трудового розпорядку			1 рік1 Ст. 397	1Після заміни новими
01-07		Протоколи засідання педагогічної ради школи			25 років	Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240
*Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.
01-08		Протоколи загальних зборів трудового колективу школи			До ліквідації організації Ст. 12а
01-09		Паспорт школи			1 рік² Ст. 541	2Після заміни новим
01-10		Колективний договір, укладений між адміністрацією школи та трудовим колективом; зміни та доповнення до нього			До ліквідації організації Ст. 395а
01-11		Інструкція з діловодства у Мартинівській загальноосвітній школі І-ІІІ ступенів			До заміни новою Ст. 45а
01-12		Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни матеріально-відповідальних осіб			3 р. 1 Ст. 45б	1Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб
01-13		Документи (довідки, акти, інформації) щодо захисту персональних даних			5 років	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК
01-14		Документи (довідки, доповідні записки, звіти, листи) школи про виконання рішень (приписів), пропозицій за результатами обстежень, перевірок			5 років Ст. 81
01-15		Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян			5 років Ст.83а
01-16		Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки) з їх розгляду			5 років 1 Ст. 82б	1У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду
01-17		Запити на публічну інформацію			5 років Ст 132
01 -18		Контрольно – візитаційна книга			10 років	Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240
01-19		Журнал реєстрації наказів директора школи з основної діяльності			До ліквідації організації Ст. 121а
01-20		Журнал реєстрації наказів директора школи з адміністративно-господарських питань			5 років Ст. 121в
01-21		Книга реєстрації протоколів засідань педагогічної ради			3 роки Ст.122
01-22		Книга реєстрації протоколів засідань Ради школи			До ліквідації організації Ст. 121а
01-23		Книга реєстрації протоколів спільних засідань педагогічної ради та ради школи			До ліквідації організації Ст. 121а
01-24		Книга реєстрації протоколів загальних зборів колективу			3 роки Ст.122
01-25		Журнал обліку вхідної документації з основної діяльності			3 роки Ст.122
01-26		Журнал обліку вихідної документації з основної діяльності			3 роки Ст.122
01-27		Вхідна документація з основної діяльності			5 років Ст. 23
01-28		Вихідна документація з основної діяльності			5 років Ст. 23
01-29		Журнал реєстрації звернень громадян			5 років Ст. 124
01-30		Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію			5 років Ст. 124
01-31		Зведена номенклатура справ школи			5 років1 Ст.112а	1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ
01-32		Журнал реєстраціїї внутрішніх документів (заяви, доповідні, пояснювальні тощо)			3 роки Ст.122
Організація системи шкільної освіти
02-01	Нормативно-правові документи щодо організації виховної роботи (копії)				Доки не мине потреба
02-02	Книга наказів директора школи з обліку руху учнів				75 років Ст. 121б
02-03	Освіітня програма школи				До заміни новими
02-04	Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності школи (ЗНЗ-1, 83-РВК тощо)				1 рік
02-05	Особові справи учнів				3 роки Ст.494б
02-06	Протоколи засідань атестаційних комісій (ДПА)				3 роки	Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240
02-07	Документи (довідки, звіти, інформації тощо) про працевлаштування випускників закладу				3 роки Ст. 603
02-08	Документи (протоколи експертизи, звіти, довідки, інформації тощо) щодо організації роботи з питань закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів				3 роки Ст. 567а
02-09	Документи (копії наказів, інформації, довідки тощо) з питань організації індивідуального та інклюзивного навчання				5 років Ст. 44б
02-10	Документи (подання, звіти, інформації тощо) щодо участі випускників закладу загальної середньої освіти у зовнішньому незалежному оцінюванні				До заміни новими Ст. 579б
02-11	Документи (заяви. доповідні, листи, довідки тощо) до наказів щодо руху учнів				5 років Ст. 298
02-12	Розклад уроків для учнів 1-4 та 5-11 класів				Доки не мине потреба
02-13	Алфавітна книга запису учнів				10 років ст. 525є
02-14	Класні журнали 1-4 та 5-11 класів				5 років Ст. 590
02-15	Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот				10 років
02-16	Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту				75 років Ст 531а
02-17	Книга обліку і видачі атестатів\свідоцтв та додатків до атестатів\свідоцтв про повну загальну середню освіту, Срібних та Золотих медалей				75 років Ст 531а
02-18	Журнал реєстрації наказів директора школи з обліку руху учнів				15 років
02-19	Журнал обліку роботи гуртків, факультативів, секцій				5 років Ст. 590
02-20	Журнал обліку пропущених і заміщених уроків				5 років Ст. 590
02-21	Журнал обліку робочого часу технічного персоналу школи				1 рік Ст. 1037
02-22	Журнали обліку роботи груп продовженого дня				5 років Ст. 590
02-23	Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за індивідуальним формою навчання				5 років Ст. 590
02-24	Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за екстернатною формою навчання				5 років Ст. 590	1Відомості обліку годин – 1 р.
02-25	Журнал реєстрації учнівських квитків для учнів				5 років Ст. 530б
02-26	Витяг з номенклатури справ з організації системи шкільної освіти				3 роки 1 ст.112в	1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ
Організація цивільного захисту
03-01	Нормативно-правові документи з питань організації цивільного захисту (копії)				Доки не мине потреба
03-02	Нормативно-правові документи з питань організації безпеки у закладі освіти (копії)				Доки не мине потреба
03-03	Плани проведення заходів з цивільного захисту				1 рік Ст. 1190
03-04	Плани-схеми дій особового складу у надзвичайних ситуаціях				Доки не мине потреба Ст 1193
03-05	Документи (довідки, відомості, звіти, листи) про проведення навчань, тренувань з цивільного захисту				3 роки Ст 1196
03-06	Витяг з номенклатури справ з організації цивільного захисту				3 роки 1 ст. 112в	1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ
Охорона дитинства
04-01	Нормативно-правові документи з питань охорони дитинства (копії)				Доки не мине потреба
04-02	Списки дітей пільгових категорій				До заміни новими	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківськ обл (протокол від 06.03.2011 № 2)
04-03	Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту				5 років Ст. 44б
04-04	Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей в навчальних закладах				3 роки Ст 770
04-05	Документи (копії наказів, листи, програми, інформації тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я учасників освітнього процесу				3 роки Ст 704
04-06	Документи (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму				5 років Ст. 44б
04-07	Акти розслідування нещасних випадків з дітьми та документи (відомості, звіти, довідки тощо) до них				45 років 2 ст. 453	2Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р.
04-08	Акти обстеження матеріально-побутових умов проживання				До заміни новими	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківськ обл (протокол від 23.02.2012 № 2)
04-09	Листування з органами службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копї)				Доки ине мине потреба
04-10	Журнал реєстрації первинного, позапланового, цільового інструктажів з безпеки життєдіяльності учнів				10 років 1 ст. 482	1Після закінчення журналу
04-11	Журнал оперативного котролю з обліку відвідування учнями занять				5 років Ст 590
04-12	Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учасниками освітнього процесу				45 років 1 ст. 477	1Після закінчення журналу
04-13	Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учасниками освітнього процесу у позаурочний час				45 років 1 ст. 477	1Після закінчення журналу
04-14	Витяг з номенклатури справ з охорони дитинства				3 роки 1 ст. 112в	1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ
Охорона праці, техніка безпеки
05-01	Нормативно-правові документи з питань охорони праці та техніки пожежної безпеки (копії)				Доки не мине потреба
05-02	Інструкції з охорони праці для працівників				До заміни новими Ст 20б
05-03	Інструкції з основ безпеки життєдіяльності для учнів				До заміни новими Ст 20б
05-04	Акти розслідування нещасних випадків з дітьми та документи (відомості, звіти, довідки тощо) до них				45 років2 ст. 453	2Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р.
05-05	Документи (протоколи, звіти, довідки, інформації тощо) з охорони праці та техніки безпеки				5 років1 ст. 437
05-06	Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці для працівників				10 років1 ст. 481	1Після закінчення журналу
05-07	Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці				10 років1	1Після закінчення журналу
05-08	Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань пожежної безпеки				10 років1 ст. 482	1Після закінчення журналу
05-09	Журнал реєстрації нещасних випадків невиробничого характеру				45 років1 ст. 477	1Після закінчення журналу
05-10	Витяг з номенклатури справ з організації цивільного захисту				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи
Науково-методична робота
06-01	Протоколи засідань атестаційної комісії школи				5 років Ст. 636
06-02	Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підвищення кваліфікації та перепідготовку педагогічних кадрів				5 років Ст. 537
06-03	Книга реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії				3 роки Ст. 122
06-04	Витяг з номенклатури справ з науково-методичної роботи				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи
Зміцнення навчально-матеріальної бази
07-01	Акти перевірок готовності школи до нового навчального року				1 рік
07-02	Документи (звіти, інформації тощо) щодо використання енергоносіїв				3 роки Ст. 1904
07-03	Інвентарні описи, протоколи засідань інвентарних комісій				3 роки¹ Ст. 345	1За умови завершення перевірки
07-04	Журнал обліку оглядів технічного стану будівлі, споруд				3 роки Ст. 122
07-05	Журнал обліку енергоносіїв				3 роки Ст. 1904
07-06	Журнал обліку вивозу ТПВ (сміття)				3 роки Ст. 122
07-08	Витяг з номенклатури справ по зміцненню навчально-матеріальної бази				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи
Робота з кадрами
08-01	Книга наказів директора школи з особового складу тривалого строку зберігання				75 років Ст. 16б
08-02	Книга наказів директора школи з особового складу тимчасового строку зберігання				5 років Ст. 16б
08-03	Особові справи працівників школи				75 років2 Ст.493в
08-04	Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом)				75 років 1 ст. 499	1Після звільнення
08-05	Оригінали особистих документів офіційного походження (трудові книжки)				До запитання, не затребувані не менше 50 років Ст. 508
08-06	Посадові та робочі інструкції працівників школи				5 років1 Ст. 43	1Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції пра-цівників, що працю-ють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, – 75 р.
08-08	Книга обліку педагогічних працівників				75 років Ст 503
08-09	Книга обліку особового складу працівників				75 років Ст. 503
08-10	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них				50 років Ст. 530а
08-11	Книга видачі атестаційних листів працівникам				75 років Ст. 531а
08-12	Журнал реєстрації наказів директора школи з особового складу тривалого строку збереження				75 років ст. 121б
08-13	Журнал реєстрації наказів директора школи з особового складу тимчасового строку збереження				5 років ст. 121б
08-14	Журнал обліку результатів перевірок стану військового обліку призовників і військово-зобов’язаних та звіряння їх облікових даних з даними районних військових комісаріатів				7 років	п.24 Постанови Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 №921
08-15	Листування з центром зайнятості населення				5 років Ст 522
08-16	Витяг з номенклатури справ по роботі з кадрами				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи
08-17	Документи про проведення атестацій та встановлення кваліфікацій педагогічним працівникам				5 років Ст 636
	Бухгалтерські документи
09-01	Кошториси прибутків і видатків та розрахунки до них (копії)				10 років Ст 193а
09-02	Штатний розпис школи та зміни до нього(копії)				3 роки Ст 37б
09-03	Документи (тарифікаційні списки, склад та протоколи тарифікаційної комісії, накази, тощо) щодо тарифікації працівників школи				25 років Ст 415
09-04	Книга реєстрації актів оприбуткування матеріальних цінностей				3 роки2 Ст 352г	2За умови завершення перевірки
09-05	Витяг з номенклатури справ по роботі з бухгалтерськими документами				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи
Психолого-педагогічна служба
10-01	Нормативно-правові документи щодо роботи соціального педагога (копії)				Доки не мине потреба
10-02	Нормативно-правові документи щодо роботи практичного психолога (копії)				Доки не мине потреба
10-03	Документи (інформації, анкети, заяви тощо) щодо психологічного супроводу освітнього процесу				3 роки	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківськ обл (протокол від 16.03.2011 № 2)
10-04	Документи (програми, звіти, інформації, доповіді, довідки тощо) щодо просвітницько- профілактичної роботи практичного психолога				5 років Ст. 44б
10-05	Документи (програми, звіти, інформації, доповіді, довідки тощо) щодо просвітницько- профілактичної роботи соціального педагога				5 років Ст. 44б
10-06	Соціальні паспорти класів				1 рік 2 Ст. 541	2Після заміни новими
10-07	Журнал щоденного обліку роботи практичного психолога				5 років	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК
10-08	Журнал щоденного обліку роботи соціального педагога				5 років	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК
10-09	Журнал консультацій соціального педагога				1 рік Ст. 634
10-10	Журнал корекційно – відновлювальної та розвивальної роботи практичного психолога				5 років	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК
10-11	Журнал спостережень практичного психолога				5 років	Строк зберігання встановлено на засіданні ЕК
10-12	Витяг з номенклатури справ по роботі психологічної служби				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою
Організація роботи бібліотеки
11-01	Нормативно-правові документи з організації бібліотечної справи (копії)				Доки не мине потреба
11-02	Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходить до бібліотеки				До ліквідації бібліотеки Ст. 808
11-03	Прибуткові акти на літературу, одержану безкоштовно або без супровідних документів				3 роки1 Ст.810	1Після перевірки БФ
11-04	Акти списання книг				10 років Ст. 812
11-05	Акти, списки літератури, одержаної за книгообміном				5 років Ст. 814
11-06	Картотеки періодичних видань				До ліквідації бібліотеки Ст. 807
11-07	Картотеки формулярів читачів				3 роки1 Ст. 826	1Після перереєстрації читачів і повернення книг
11-08	Щоденник роботи бібліотеки				3 роки Ст. 804
11-09	Інвентарна книга				До ліквідації бібліотеки Ст. 805
11-10	Книга сумарного обліку				До ліквідації бібліотеки Ст. 806
11-11	Витяг з номенклатури справ з організації роботи бібліотеки				3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи
12.Організація роботи щодо медичного обслуговування
12-01	Медична картка дитини (ф.026/о)				5 років3 ст.721-в	3Після вибуття
12-02	Особові медичні книжки працівників				5 років2 ст.721-б	2Після звільнення
12-03	Журнал реєстрації амбулаторних хворих (ф. № 074/о)				5 років ст.743
12-04	Журнал медичного огляду дітей після відновлення освітнього процесу після закінчення канікул та карантину				3 роки1 ст.740	1Після закінчення журналу
12-05	Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. №060/о)				3 роки ст.745
12-06	Журнал обліку санітарно-освітньої роботи (ф. 038-0/0)				3 роки ст.122
12-07	Журнал нагляду за контактними з інфекційними хворими				3 роки1 ст.740	1Після закінчення журналу
12-08	Журнал обліку диспансерного нагляду за учнями з хронічними захворюваннями				3 роки1 ст.740	1Після закінчення журналу
12-09	Журнал планування та обліку флюорографічного обстеження підлітків				3 роки ст.745
12-10	Журнал обліку дітей з довготривалими та постійними медичними протипоказаннями від профілактичних щеплень				3 роки ст.745
12-11	Журнал обліку профілактичних щеплень (ф. 064/о)				3 роки ст.745
12-12	Журнал медичного огляду учнів перед початком нового навчального року				3 роки1 ст.740	1Після закінчення журналу
12-13	Витяг з номенклатура справ з організації роботи щодо медичного обслуговування				3 роки2 ст.112-в	2Після заміни новими та за умови передавання справ до архіву закладу
13. Архів
13-01		Справа фонду (історичні довідки до фонду, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевірки наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, акти про видання справ у тимчасове користування)			До ліквідації організації Ст.130
13-02		Описи справ з особового складу			3 роки 1 ст. 137б	¹Після знищення справ
13-03		Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання			3 роки 1 ст. 137б	¹Після знищення справ
13-04		Протоколи засідань експертної комісії			10 років Ст 14-а
13-05		Книга реєстрації видачі документів з архіву			1 рік 1 Ст. 140	¹Після закінчення журналу та повернення документів до архіву
13-06		Книга реєстрації протоколів засідань експертної комісії			10 років Ст. 14а
13-07		Витяг з номенклатури справ з організації архівної справи			3 роки 1 ст. 112в	¹Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу школи

Відповідальна за діловодство Т.М.Луценко

“____”______________20___р.

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕК

Мартинівської ЗОШ І-ІІІ ст. Мартинівської

сільської ради

від _____________ №______

від___________№_____

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2020 році в школі

За строками зберігання	Усього	У тому числі:
		таких, що переходять	з позначкою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом

Відповідальна за діловодство Т.М.Луценко

“____”______________20___ р.